Utilisation des services informatiques du Clubelek

De Wiki Clubelek

Objectifs

Les services informatiques du Club sont ensemble de logiciels et plateformes en ligne, hébergés par le club. Certains sont des logiciels libres que nous avons configuré et installé, d'autres sont des logiciels développés spécifiquement par et pour le Club.

L'objectif des services informatiques du club est de pouvoir acompagner la vie courante de l'association en fournissant des outils de communication, de collaboration, de partage et d'organisation. Ils sont également un passage obligatoire pour la périnisation des projets (documentation, archives).

Fonctionnement général

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Cette page Wiki vise à donner une description de chaque outil. Pour un tutoriel détaillé sur chaque service, référez vous aux guides disponible sur 3615 Clubelek ;)

3615 Clubelek, à mettre dans vos favoris !

3615 Clubelek est le portail d'accès aux services du Clubelek. Il permet de se rediriger facilement vers chacun des services détaillés ci-dessous.

Choisissez l'outil adapté à votre besoin ;)

Comptes et authentification centralisée

Le Clubelek utilise Keycloak comme gestionnaire d'authentification centralisée. Cette solution permet d'avoir un seul compte pour tous les services compatibles. Ce service permet également d'ajouter les utilisateurs à différents groupes (bureau, pôles, etc) afin de leur associer des droits et accès. Ce paramètrage des applications est assuré par les sysadmins du Clubelek.

Le compte Clubelek est automatiquement créé lorsque le bureau valide une primo-adhésion depuis l'intranet. Un mail est alors envoyé au membre pour qu'il puisse initialiser son mot de passe.

Le mot de passe et le mail sont modifiables depuis l'interface Keycloak ou depuis le menu "Mon compte" de l'intranet.

Pour les membres du bureau ou les admins, il est possible d'accéder à l'interface d'administration pour modifier les comptes, les groupes, les applications, etc. La documentation officielle Keycloak est assez fournie, il est cependant très vivement conseillé de passer par un sysadmin pour utiliser cette interface. Pour les opérations régulières opérées par le bureau, des outils agissant directement sur Keycloak sont proposés dans l'intranet. {.is-info}

Les mailing lists INSA

Les mailing lists du Clubelek utilisent le service de listes de diffusion de l'INSA. Un lien a été configuré entre l'intranet et ce service afin de pouvoir synchroniser automatiquement ces mailings avec les groupes du système d'authentification centralisé.

Les correspondances groupe/mailing list sont les suivantes :

  • clubelek@insa-lyon.fr ou clubelek@listes.insa-lyon.fr : bureau
  • clubelek-actifs@listes.insa-lyon.fr : membres-clubelek
  • clubelek-anciens@listes.insa-lyon.fr : anciens
  • clubelek-coupe@listes.insa-lyon.fr : Pôle coupe
  • clubelek.drsstc.asso@listes.insa-lyon.fr : Pôle Electrotech'
  • clubelek-formations@listes.insa-lyon.fr : NEANT
  • clubelek-stages@listes.insa-lyon.fr : NEANT
  • clubelek.handiresps.asso@listes.insa-lyon.fr : NEANT

Les listes ont des règles de diffusion différentes en fonction de leur nature (par exemple, seuls les mails approuvés par le bureau peuvent être envoyé à la liste des membres)

Les services principaux

Les services principaux sont les outils qui servent au quotidien du Clubelek et dont l'usage est vivement recommandé pour les projets perso et imposé (dans la mesure du raisonnable) pour les projets internes au club.

L'intranet : vie du club

Ce service est intégré avec l'authentification centralisée. {.is-success}

L'intranet est une plateforme spécifiquement développée par le Clubelek et pour le Clubelek. C'est ce service qu'il faudra utiliser pour tout ce qui touche à la vie de l'asso :

  • Adhésion
  • Suivi de vos to-do lists de formations/compétences
  • Consultation de la liste des membres formés sur les compétences sensibles
  • Gestion de votre compte (mot de passe/mail, lier la carte étudiante)
  • Calendrier de l'association (réunions, événements)
  • Gestion des permanences au local
  • Accès aux comptes rendus de réunions
  • Gestion de la trésorerie et des achats (affichage des budgets publics, notes de frais, achats au club, demandes d'achats)
  • Gestion des emprunts de matériel

L'intranet s'adapte aux droits de votre compte : si vous êtes répertorié comme ayant les accès au local, vous pourrez créer des crénaux de permanence et vous y inscrire, si vous êtes au bureau vous pourrez gérer les adhésions, etc.

Certains services requierent d'être connecté (accès aux CR des réunions, outils de trésorerie, etc).

Beaucoup de services de l'intranet ne sont pas accessibles aux membres par défaut :

  • Le carnet de contact du Club (bureau et responsables de pôles)
  • Suivi et modification des compétences (bureau)
  • La gestion et le suivi des adhésions (bureau)
  • La gestion de la trésorerie (bureau)
  • La gestion des droits et des groupes d'utilisateurs (bureau)
  • L'édition du catalogue d'emprunts et d'achats (bureau)
  • La création d'évenements et de réunions (resp'pôles et bureau)
  • L'inscription et la création de permanences (membres avec accès local)
  • L'édition des listes de demandes d'achats des pôles (resp' pôles)
  • L'édition du budget prévisionnel des pôles (resp' pôles)

Zulip : le chat officiel

Ce service est intégré avec l'authentification centralisée. Il est cependant possible de créer un compte indépendant sur Zulip (utile pour les externes). {.is-success}

Zulip est le chat du Clubelek. Il est impératif de savoir l'utiliser puisqu'il constitue, avec les mails, le moyen de communication officiel du Clubelek. Le chat est disponible depuis un navigateur mais également via des applications mobiles et PC. Nous recommandons vivement l'installation de l'application mobile.

Nextcloud : le partage et l'archivages de fichiers

Ce service est intégré avec l'authentification centralisée. {.is-success}

Sur Nexcloud, vous trouverez toutes les ressources des projets et de l'administration ainsi que les archives du Club. Les différents groupes auxquels vous pourrez apartenir vous donneront des droits d'accès et/ou d'écriture dans différents dossiers.

L'archivage des ressources utilisées pour un projet interne au club est obligatoire sur NextCloud ou Gitlab.

Le Nextcloud du club est organisé de la façon suivante :

  • Projets hors pôles : ressources (modèles 3D, images, documents, etc) liés aux projets internes au Clubelek ou interassociatifs
  • Projets des pôles : ressources (modèles 3D, images, documents, etc) liés aux projets des pôles du Clubelek
  • Photos et vidéos : Toutes les photos et vidéos non techniques/administratives : archives de la vie du Club, des évenements, etc
  • Communication et templates : ressources graphiques du Clubelek, template de formulaires ou d'affiches, vidéos de communication instituionnelles, campagnes d'affichages, etc
  • Bureau et administratif : documentation liée à la vie administrative du Club et à l'action du bureau (demandes de subventions, BMF, etc)

Gitlab : la forge logicielle

Ce service est intégré avec l'authentification centralisée. {.is-success}

Gitlab est la forge logicielle du Clubelek. Reposant sur le système de versionnage Git. C'est sur cette plateforme que vous pouvez collaborer autour de projets de code ou autres fichiers versionnables (e.g. simulations LTSpice et PCB KiCAD). Les différents projets et groupes (ensembles de projets) sont liés aux équipes dont vous faites partie.

Certains projets ont un déploiement automatisé depuis Gitlab (atelier Apollo, site du Club) via des mécanismes de CI/CD.

Wiki.js : la documentation

Ce service est intégré avec l'authentification centralisée. {.is-success}

Wiki.js est le service que vous êtes actuellement en train de consulter. C'est ici que vous trouverez toute la documentation indispensable aux projets du Club ainsi que des articles liés à la vie du Club ou même de culture technique.

N'hésitez pas à créer et mettre à jour les pages existantes !

Les services secondaires

CodiMD : prise de notes collaborative

Ce service N'EST PAS intégré avec l'authentification centralisée. L'authentification n'est pas nécessaire pour accéder au service. {.is-warning}

CodiMD est le logiciel de prise de notes collaboratif utilisé au Clubelek. Les comptes rendus de réunion sont pris sur cette plateforme. La prise de note se fait au format Markdown, un format texte très simple de compréhension et très lisible permettant une mise en forme du texte. Une liste des syntaxes est disponible ici.

La création d'une compte rendu se fait, selon les bonnes pratiques, en cochant la case "générer un compte rendu CodiMD" lors de la création de l'événement correspondant sur le calendrier de l'intranet.

La liste des comptes rendus générés de cette façon est disponible, pour tout membre connecté, soit dans la fiche de chaque événement sur le calendrier de l'intranet, soit sur la plage dédiée de l'intranet.

== Wekan : organisation des tâches == 2


Ce service est intégré avec l'authentification centralisée. {.is-success}

Wekan est un espace de collaboration similaire à Trello (tableau Kanban), permettant l'organisation du travail et sa décomposition en diverses tâches qui peuvent être assignées à des utilisateurs. Ces tâches, sous forme de "post-it", sont déplaçables de colonnes en colonnes. Cela permet de suivre efficacement l'avancement d'un projet complexe.

Cet outil d'organisation est mis à la disposition des équipes qui le souhaite mais son usage n'est en rien imposé.

BitWarden : gestion des mots de passe du bureau

Ce service N'EST PAS intégré avec l'authentification centralisée. BitWarden est destiné à l'usage exclusif du bureau et des sysadmins du Clubelek dans leurs gestions des mots de passe. {.is-warning}

Le club dispose de son serveur compatible BitWarden, permettant le stockage et le partage sécurisé des mots de passe. La plateforme sert à stocker les mots de passe du bureau et des sysadmins.

Chaque utilisateur possède un compte (la création du compte doit être faite depuis l'interface d'administration) et peut être ajouté à des organisations (bureau et/ou sysadmins) qui partagent des collections de mots de passe. L'extension pour navigateur, l'interface en ligne ou l'application mobile BitWarden peuvent ensuite être utilisées simplement pour modifier, consulter ou ajouter des mots de passe.

Les services internes aux équipes

Tesla player : contrôlez les bobines Tesla

Ce service est intégré avec l'authentification centralisée. L'accès à ce service est possible seulement aux membres du bureau et aux membres du pôle électrotech. {.is-success}

Le Tesla Player est un outil dédié au pôle électrotechnique. Associé au Syntherrupter, il permet de controler musicalement (en mode orchestre) les bobines Tesla sans avoir à installer de logiciel ou de fichiers de configuration sur son ordinateur. Il a été développé en interne du Clubelek et est partagé à la communauté en opensource.

Le site permet d'associer des configurations du syntherrupteur à un fichier MIDI pour former des "morceaux". Chaque morceau peut être ajouté à une playlist ou joué directement sur les bobines (le site est capable de les controller quand l'adaptateur USB/MIDI est branché au PC)